Teknolojik olarak her gün kullanılan ve en eski iletişim araçlarından bir tanesi bilindiği üzere mailler yani e-postalar olarak gözümüze çarpıyor. Genel olarak işyerleri, okullarda öğrencilere gönderim gibi birçok noktada toplu mail gönderimleri önemli bir yere sahiptir. Aynı mailleri birden fazla kişiye tek tek göndermek yerine, tek bir tuşla hazırlanan mailleri gerekli kişilere gönderebilmek işlerin daha hızlı yani zamandan tasarruf edilmesine yardımcı oluyor. Bu yüzden birçok toplu mail gönderimi gerekli kurum ya da kuruluşlar tarafından excel ile toplu mail göndermek nasıl olur konusu merak edildiğini biliyoruz. Bugün ki yazımızda sizler için adım adım toplu mailler nasıl gönderilir konusunu anlatacağız.
Word Belgesi Yardımıyla Toplu Mail Göndermek
Excel ile toplu mail göndermek için Word belgelerinden yardım alınması gerektiğini bilmeniz gerekiyor. Mevcut bilgisayarlarda açık olan Outlook hesabı kullanılarak önceden hazırlıkları tamamlanan bir Excel belgesinde tutulan iletişim bilgilerine, yine Excel ile aynı satırda bulunan içerikleri dinamik olarak göndermek mümkündür. Tek bir şablon üzerinde nasıl gönderileceğini sizler için açıklıyor. Söz konusu işlem sayesinde Excel’de yer alan bir satırdaki kişilere aynı şablona ait olan mesaj özel bir hale getirilerek pratik bir şekilde aynı anda iletilmesi sağlanıyor.
Toplu Mesaj Gönderirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Excel ile toplu mesaj gönderirken göz önünde bulundurmanız gereken önemli notlar yer alıyor. Bu notları beraber inceleyecek olursak;
- En ufak bir aksaklık ya da gözden kaçma gibi bir durum sonucunda mağdur olmaya engel olabilmek adına test amacı ile ilk olarak kendi maillerinize toplu mail göndermelisiniz. Bu sayede sonucu daha net görebilir, daha sağlıklı işlemleri meydana getirmiş olabilirsiniz.
- Outlook hesaplarında eğer birden fazla mail açık olursa bu anlarda gönderim yapabilmek için;
- Mail gönderimi sırasında hangi adres kullanılmak isteniyorsa varsayılan olarak ayarlanması gerekir. Ardından; dosya > hesap ayarları > hesap ayarları > istenilen hesap seçimi > varsayılan olarak ata adımları yapılmalıdır.
- Dosya > seçenekler > posta > ileti gönderme adımları takip edilerek; ‘’ Yeni ileti oluştururken her zaman varsayılan hesabı kullan’’ alternatifi aktif hale getirmeniz gerekir.
- Otomatik mail gönderimi sırasında Outlook hesaplarının üzerinden imza alternatiflerini seçmek mümkün olmayacaktır. Eğer kullanmak isterseniz imzalarınızı ‘’Adım-3’’ sırasında Word şablonu oluşturma sırasında eklemeniz gerekecektir.
Toplu Mail Nasıl Gönderilir?
Excel ile toplu mail gönderilirken birçok adıma dikkat etmek gerekir. Bu adımlar;
- Veriler Excel üzerinde toplanmalıdır. Gerekli verileri herhangi bir excel dosyası üzerinde aynı cins veriler aynı sütun üzerinde olacak şekilde toplamanız gerekir. Örneğin; isim, mail, telefon, işlem olacak şekilde 4 farklı veri tercih edilebilir. Kişilere ait verilerin aynı satır ile aynı cins verilerin aynı sütunda yer almasına özen göstermek gerekir.
- Word dosyalarını uygun formata getirmek gerekir.
Boş olan bir Word dosyası açın ve üst kısımda yer alan menü alanından posta gönderileri > adres mektuplaşma birleşmeyi başlat > e-posta iletileri menü kısmı açılacaktır. Söz konusu seçimin yapılması ardından Word dosyaları A4 boyutundan daha geniş bir hale gelecektir. Beyaz arka plan belgelerinin tamamını kapladığını göreceksiniz.
Söz konusu işlemin hemen ardından tekrar posta gönderileri menüsü kısmında bulunan posta gönderileri > alıcıları seç > var olan listeyi kullan adımları takip edilir. Daha önceden hazırlanan verilerin yer aldığı excel dosyası bulunur. Bu alanda excel dosyaları import etme sırasında ilk satırda yer alan veriler sütun üstbilgilerini içeren kutucukların işaretli olduğuna emin olmanız gerekir.
- Metin şablonlarını hazırlamak gerekir.
Gönderilecek şablon maili son haline göre hazırlanmalıdır. Süslü parantez içerisinde bulunan kısımlar bir sonraki adımda dinamik yani kullanılır hale getirilecektir. Anlaşılır bir halde olması için bu alanları farklı renk ya da bold olarak belirtmek daha etkili olabilir. İşlemler sırasında eğer imza kullanmayı tercih edecekseniz manuel olarak şablona eklemeniz gerekir.
- Excel dosyalarında bulunan verileri şablona aktarmak gerekir.
İlgili alanlar seçilmesinin hemen ardından dinamik bir hale getirilir. Örnek verilecek olursa şablondaki süslü parantez kısmı tercih edilir. Bu alan seçili haldeyken üst kısımda yer alan menüden posta gönderileri > birleştirme alanı ekle > dosya adı seçimleri yapılması gerekir. Aynı işlemin aktif hale gelmesi istenirken tüm alanlar için veriler uygun alanlarda yer alacak şekilde tekrarlanır. İşlemin hemen ardından şablonda seçilen süslü parantezli kısım << dosya adı >> olarak görünmesi gerekir.
Posta gönderileri > sonuçların öz izlenmesi seçimlerinin yapılması ardından hazırlanan excel dosyasında bulunan verilerin şablon ile doğru şekilde ilişkilendirildiğini kontrol etmek gerekir. Hemen yan alanda yer alan oklar sayesinde Excel satırlarında yer alan diğer veriler arasında gezinti yapabilirsiniz. Excel ilk satırında yer alan veriler dinamik şablon içerisine yerleştirilecektir. Oklar sayesinde gezildiğinde diğer verilerin de ilgili alanlara doğru şekilde görmeniz sağlanacaktır.
- Mail gönderimlerini gerçekleştirmek gerekir.
Tüm gerekli verilerin uygun şekilde yerleştirilmiş olduğuna emin olmanızın ardından posta gönderileri > bitir ve birleştir > e-posta iletilerini gönder kısmının seçimi yapılır. Açılan ekranda yer alan kime bilgisi Excel adresinde bulunan iletişim bilgilerine ait başlık olacak şekilde seçilmesinin hemen ardından konu satırları amaca uygun bir şekilde doldurmak gerekir. Ekrana gelen buton kısmına tıklama durumunda iletiler kişiler uygun verilerle otomatik bir şekilde gönderilmiş olacaktır. Gönderimlerin ardından düzgün bir gönderim oldu mu diye emin olmak için Outlook giden kutularını kontrol etmek tavsiye edilir.
Excel toplu mail gönderimi yaparken gerekli adımları sırası ile takip etmek işlerin daha hızlı ve kolay olmasına yardımcı olacaktır. Tek bir maili herkese özel bir şekilde hazırlamak, tek tek gönderimlerle uğraşmak özelliklerle okul otomasyonları, iş yeri otomasyonları gibi birçok alanda vakit kaybı anlamına geldiğini görüyoruz. Fakat söz konusu yöntemler sayesinde belirli adımları takip ederek Excel yardımıyla toplu mail gönderimini seçmek hem işlerin daha hızlı olmasını, hem zaman tasarrufu hem de iş tasarrufu edilmesine yardımcı olacaktır. Bu yüzden onlarca, yüzlerce ve bazen binlerce kişiye aynı mail gönderilmek istenildiği zamanlarda Excel ile toplu mail gönderme yöntemleri birçok konuda tasarruf edebilmek için en çok tercih edilen yöntem olarak gözler önüne çıktığı göreceğiz.
